0. Einleitung

Gut organisierte Veranstaltungen bleiben positiv im Gedächtnis. Das kann im privaten Rahmen zum Beispiel die eigene Hochzeitsfeier sein. Darüber hinaus eine Ausstellung, ein Workshop oder eine internationale Tagung. Alle haben eins gemeinsam. Sie bringen Menschen zusammen. Die Beteiligten sollen sich gut aufgehoben fühlen. Hierfür muss vieles im Vorfeld geklärt sein. Folglich gilt es einen Ablaufplan zu erstellen. Wie detailliert er sein wird, hängt sicherlich von der Art des Events ab. Nach der Veranstaltung zeigt der Rückblick wie gut die Organisation im Vorfeld war. Ein Eventfotograf schafft zusätzlich die Möglichkeit die wichtigsten Momente festzuhalten. Sowohl für das Familienalbum als auch für die Werbekampagne.

1. Event organisieren Ratgeber

Wieviel Planung braucht nun ein gelungenes Event? Welche Vorbereitungen sind die wichtigsten? Nehmen wir an du möchtest deinen runden Geburtstag feiern. Die wesentlichsten Maßnahmen haben wir hier im Folgenden für dich zusammengestellt.

1.1 Event: Was ist das?

Ein Event heißt übersetzt Ereignis. Dies kann eine Feier mit privatem Anlass sein. Es kann aber auch ein Firmenjubiläum sein. Außerdem zählen Messen und Ausstellungen dazu. Weiterhin Konzerte, Tagungen, Workshops, Seminare und Konferenzen. Zusammenfassend ist ein Event immer zeitlich begrenzt. Es ist außerdem zweckgebunden. Darüber hinaus ist es organisiert. Je weniger du dem Zufall überlässt, desto entspannter kannst du dein Event genießen.

1.2 Was können 3 schnelle Tipps sein, um einen Event zu organisieren?

Hierfür kannst du dir einfach die folgende W-Fragen stellen:

Welchen Anlass hat die Veranstaltung?

In unserem gewählten Beispiel ist es dein runder Geburtstag. Den möchtest du in großem Kreis mit der Familie und Freunden feiern. Du kannst also als erstes eine Liste deiner Gäste erstellen. Bedenke im Vorfeld schon die Anzahl der Gäste. Sie bestimmt später die Größe der Location. Und das wird dann schließlich eine Frage deines Budgets.

Wann, wo und wie findet deine Feier statt?

Wenn der Termin feststeht, kannst du im nächsten Schritt einen Terminplan machen. Dort trägst du ein was du organisieren musst. Du notierst zum Beispiel die Location. Scheibe außerdem die Adresse sowie die Telefonnummer dazu. Wann nimmst du Kontakt auf und reservierst die Räumlichkeiten? Hierzu legst du einen Termin fest. Genauso gehst du mit dem Buffet vor. Danach die Musik und die weiteren Punkte. Notiere alles, was dir für dein Event wichtig ist. So hast du schließlich am Ende eine To-Do-Liste mit Terminen. Nummeriere zu guter Letzt noch die Reihenfolge. Am Ende hast du alle wesentlichen Fakten zusammen.

Wer kann dir bei der Planung helfen?

Frage Freunde und Familie, ob sie dich bei der Organisation unterstützen können. Erweitere zuerst deinen Plan. Unterteile die wichtigsten Aufgaben. Deine Gäste möchten sich zum Beispiel am Buffet beteiligen. Also kannst du Unterpunkte wie Salat und Dessert einfügen. Danach kannst du in diese Spalte deine Helfer eintragen. So kannst du dich auf deine übrigen Aufgaben konzentrieren. Alternativ kannst du einen Eventplaner engagieren. In diesem Falle lehnst du dich einfach zurück. Macht er seinen Job gut, wird dein Event ein voller Erfolg.

1.3 Events: Braucht man einen Eventfotograf?

Sicherlich bekommst du im Nachhinein viele Fotos von Freunden und Verwandten. Die meisten werden Schnappschüsse sein. Mancher Gast wird verwackelt oder schlecht getroffen sein. Ähnlich sieht es bei Selfies aus. Sie erfassen nur einen Bruchteil deines Events. Also solltest du nicht auf professionelle Fotos verzichten. Ein guter Eventfotograf verewigt dir alle Gäste. Er ist ein unauffälliger Zuschauer. Somit kann er spontan die schönsten Augenblicke erfassen. Am Ende ist die Atmosphäre des gesamten Events festgehalten. Letztlich ist die Qualität der Fotos professionell.

1.4 Wie erkennt man hochwertige Eventplaner?

Du möchtest die Vorbereitung für dieses wichtige Ereignis dem Profi übergeben? Dann engagiere einen Eventplaner. Er wird dir als erstes die oben beschriebenen W-Fragen stellen. Die Antworten bilden die Basis für deine Planung. In unserem Beispiel deiner Geburtstagsfeier benötigt er diese Angaben:

Termin
Location
Buffet oder Menü
Getränke
Musik
Redner
Eventfotograf
Gästeliste
Einladungskarten
Budget
Unterbringung der angereisten Gäste
Dekoration
Gegebenenfalls Motto

Mit diesen Infos kalkuliert der Eventplaner die Kosten. Lege deinen Schwerpunkt fest. Du möchtest zum Beispiel eine Band auftreten lassen? Der Eventplaner wird dann die restlichen Punkte deiner Liste anpassen. Schließlich hast du ein Budget, das du nicht überschreiten möchtest.

2. Abschlussfazit und Empfehlung

Fühl dich nicht überfordert. Dieser Moment kann in den Vorbereitungen immer mal kommen. Verteile viele Aufgaben an Helfer. Dadurch ist dein Kopf freier. Halte die Checkliste immer aktuell. So kannst du verfolgen, welche Dinge bereits erledigt sind. Schließlich soll dein Geburtstag das perfekte Event werden. Ziehe einen Eventplaner in Betracht. Bei ihm bekommst du alles aus einer Hand. Du wirst zum Beispiel Vorschläge zum Catering und zur Musik bekommen. Er wird die Dekoration und die Einladungskarten für dich vorbereiten. Außerdem kann er den Eventfotografen beauftragen. Darüber hinaus kümmert er sich um die Buchung der Hotelzimmer für die angereisten Gäste. Du hast einen großen engagierten Freundeskreis? Dann kannst du mit unseren Tipps dein Event selbst planen. Du möchtest dich lieber entspannt zurücklehnen? Dann lasse dich von einem Eventplaner beraten. In jedem Falle soll es dein perfektes Event werden.

3. Produktempfehlungen

Events professionell managen: Das Handbuch für Veranstaltungsorganisation Taschenbuch von Melanie von Graeve

Du möchtest dich in das Thema Eventplanung einlesen? Dann empfehlen wir dir das Taschenbuch von Melanie von Graeve. Sie ist Ökonomin im Bereich Event Management. Seit 25 Jahren plant sie professionell Events. Unser Ratgeber hat dir die wichtigsten Punkte am Beispiel deiner Geburtstagsfeier aufgezählt und erklärt. Darüber hinaus findest du in diesem Buch viele weitere Informationen. Zum Beispiel über größere Events mit wirtschaftlichen Zwecken. Diese benötigen eine noch genauere Planung. Hier geht es darum die Kosten während der Planung im Auge zu behalten. Außerdem qualifiziertes Personal zu finden. Und am Ende den Erfolg der Veranstaltung messbar zu machen.